הבריף
השלב הראשון בתהליך של עיצוב ביתן לתערוכה או עיצוב תערוכה, תכנונו והפקתו הוא קבלת בריף מפורט מהלקוח. במסגרת הבריף הלקוח מעביר סיכום קצר על עצמו ואת הרעיונות והתחומים עליהם הוא רוצה לשים דגש בתכנון ועיצוב הביתן או עיצוב התערוכה. מומלץ בשלב הזה לצרף חומרים משנים עברו, תובנות ועיקרי לקחים שנלמדו בתקופה האחרונה. לצד כל המידע הזה חשוב לגעת בהיבטים נוספים בתכנון שצריך לקחת בחשבון על מנת ליצור בריף מדויק ומגובש. לפעמים הלקוח לא יודע בדיוק מה הוא צריך, מעוניין לשפר ולשנות ובכלל מה יתאים השנה. כאן אוניקס נכנסים לתמונה עם מחקר מקדים מעמיק שמטרתו לייצר בריף רחב, מגובש ומדויק שלוקח בחשבון את כל הפרמטרים להצלחה
המחקר
עיצוב תערוכות כולל מחקר עם בדיקות לגבי אופי התערוכה והמשתתפים הנוספים בה. במחקר שמים דגש על הבנת אופן יצירת חוויית מבקר בולטת במרחב ביחס למתחרים ובהתאם לאופי הפעילות של המותג. בעקבות הנתונים שנאספים צוות הקריאייטיב מעלה רעיונות לאינטראקציות אנושיות מעניינות סביב המסרים והמטרות העיקריות של הלקוח. כמו כן, הצוות מבצע חיפוש אחר השראות, רפרנסים לעיצוב הביתן ותכנון ויוצר לשלב של הגדרת קונספטים אפשריים. הקונספטים שמתגבשים מתייחסים לתכנון אדריכלי, מיתוג ועיצוב חללים אבל במרכזם חוויה אנושית זכירה ובעלת אימפקט, כזו שמעמיקה קשר ומטמיעה מסרים. בתום תהליך המחקר והפיתוח מוגשת פרזנטציה כוללת עם מספר אפשרויות לפיתוח. בסיומה הלקוח בוחר גישה עיצובי-חוויתי שהכי מקדמת את מטרותיו באופן מדויק ומוקפד ומותאם תקציב.
תכנון ועיצוב
בשלב השלישי של עיצוב תערוכה, צוות הקריאטיב ניגש לתכנון אדריכלי מפורט וצוות ההפקה לבניית תקציב ,לו"ז ומכרזי ספקים. כשכל התוכניות עומדות מוכנות לביצוע, הן מועברות אל נותני שרות וקבלני בינוי לקבלת הצעות מחיר ותיקוף התקציב. בשלב הזה מחליטים בשיתוף פעולה עם הלקוח על זהות קבלנים נבחרים לביצוע של כל רכיבי בינוי הפרויקט. בחירת ספקים נוספים מתקיימת במקביל כדי להשלים את המרכיבים הנוספים הנחוצים לפרויקט. לדוגמא: ריהוט ודקורציה, מיתוג הביתן, מתנות למבקרים, שרותי תקשורת, צלמים, קייטרינג ועוד.
בשלב המחקר, צוות הקריאייטיב מעלה רעיונות לאינטראקציות אנושיות מעניינות סביב המסרים והמטרות העיקריות של הלקוח. שלב קריטי ליצירת בידול מהמתחרים שלכם
שלב ההקמות
את הביתן מקימים כמה ימים לפני פתיחת התערוכה באופן הדרגתי ובהתאם ללו"ז הקמה ולאחר שצוות ההפקה בדק היתכנות עם כל המעורבים. בזמן זה, צוות הבינוי והתפעול עובד על הפרטים הגדולים והקטנים כדי להבטיח שהחוויה של המבקרים תהיה מושלמת. במהלך ימי ההקמה והפיקוח משתלבים ספקי תאורה, ריהוט, חשמל, ריהוט ודקורציה שיוצרים יחד חווית חלל נכונה ומותאמת עבור המשתתפים, המבקרים ונציגים. במהלך ההקמות נדרשת, בכל מדינה ותערוכה עמידה בתנאי תקינה וסטנדרטים מקצועיים ספציפיים. דרישות אלו נועדו להבטיח שהביתן יתפקד כראוי במהלך כל ימי התערוכה ויעמוד בכללי בטיחות של המארגנים. פעולות אלו כוללות טיפול מקדים ותחזוקה שוטפת כדי לשמור על הביתן והמבקרים שבו בצורה מיטבית ולמנוע תקלות שיפגעו בחוויה.
פירוק ואריזות
בסיום התערוכה, ישנן מספר פעולות שנדרשות כדי לסגור את הפרויקט בצורה מקצועית ומסודרת. ראשית, נדרשת הפרדה ופירוק של כל הרכיבים המבניים שנותרו. הצוות מנהל את פינוי התכולה בין מה שניתן למחזר, לתרום, להחזיר ללקוח ומה חייב בפינוי פסולת. לאחר שכל תהליך הפירוק והבינוי הסתיים הצוות מבצע גמר חשבון וסיום התקשרות מול כל ספק שעבד בפרויקט במטרה לסגור תקציב לאחר אירוע וללמוד על הנעשה.
הפקת לקחים
לאחר שלב הפירוק הצוות מקיים הפקת לקחים פנימית בה אוספים את כל המידע. מאחר שהפרויקט מבוצע מול מספר גורמים לרוב יש צורך לקיים שיחות ופגישות הפקת לקחים מול גורמים נוספים לפני פגישה עם הלקוח. את מסמך הפקת הלקחים הצוות מגיש בסיום למנהל הפרוייקט מצד הלקוח על מנת לשפר את התשתית הקיימת ולהתאים אותה לפרויקטים נוספים בעתיד. ניתן לומר שלאחר הפקת הלקחים הפרויקט מסתיים, אומנם בחלק מהמקרים יש פעולות מעקב נוספות כמו שליחות ניוזלטרים, תמונות, תזכורות ועוד פעולות תקשורת במסע הלקוח שמתקיימים לפעמים חודשים לאחר סיום התערוכה.
לסיכום
בחירת חברת הפקה שתוביל את תהליך של תכנון, עיצוב והפקת ביתן לתערוכה בינלאומית הוא שלב חשוב וקריטי להצלחה. באוניקס הפקות אנו מאמינים בתהליך עבודה סדור לצד חווית שרות אדיבה ומקצועית, תמיד עם חיוך והרבה רצון להצלחה משותפת.
