מתי נדרש עיצוב והפקת ביתן לתערוכה?
ההחלטה על השתתפות בתערוכה והשקעה בעיצוב ביתן היא לרוב תוצאה של חשיבה אסטרטגית משותפת של מחלקת השיווק, המכירות והדרג הניהולי הבכיר. מטרות ההשתתפות יכולות לכלול:
- קידום החברה והמותג
- יצירת הזדמנויות להכרות עם לקוחות פוטנציאליים חדשים
- השקת מוצר, שירות חדש, או הצגת מוצרים קיימים
- שמירה על מיצוב ומעמד החברה כמובילת שוק
- הזדמנות לחיזוק ושימור הקשר עם לקוחות קיימים
- חיבור פנים ארגוני עבור חברות עם נציגים מכל העולם, תערוכה בינלאומית זה מקום מפגש מושלם לחיזוק קשרים
עבור חברות גדולות, נוכחות בתערוכות מובילות היא הכרחית כדי לשמר את מעמדן, לשמר את הקשר לקהלי היעד המקצועיים שלהן בשוק ולהבטיח את המשך צמיחתן.
סוגי ביתנים
כאשר מדובר בעיצוב תערוכות, ישנם מספר סוגי ביתנים, הנבדלים בעיקר בגודלם, מיקומם ומורכבותם:
- תכנון ביתנים קטנים (8-12 מ"ר ): מתאימים לחברות קטנות או לתצוגות מינימליות שמבוססות על קשרים אישיים או חומרים שיווקיים מינימליים. אלה בדרך כלל אינם דורשים התקנה מורכבת ומתאימים להצגת מידע או מוצרים קטנים. לרוב, המארגנים יכולו לספק סטנדים סטנדרטיים כולל מיתוג, ריהוט וחשמל ויתנו לכם פתרון טוב לתמורה בגובה ובנראות סטנדרטי. ביתנים כאלה מכילים 2-3 נציגים.
- תכנון ביתנים בינוניים (20-50 מ"ר): מאפשרים יותר גמישות בעיצוב ויכולים לכלול אזורים נפרדים לתצוגת מוצרים ולפגישות. גודל ביתן זה יכול להיות מטופל ע"י המארגנים אך זה מאוד תלוי בנראות שאתם רוצים לשדר. קחו בחשבון שזה יהיה די סטנדרטי. תצוגת מוצרים תוכל להתבצע על בסיס מערכות תצוגה קיימות, ללא התאמה אישית למוצר. ביתנים כאלו יכולים להכיל מסך הקרנה, שטח קטן הדגמה, ונוכחות של 4-8 נציגים.
- תכנון ביתנים גדולים (80-200 מ"ר ומעלה): דורשים שילוב של פונקציות ואזורים מרובים כגון עמדת קבלה, אזורי פגישות, מתחמי תצוגה, שטח דמו, אזורי אחסון ומרחבים לאקטיבציות מותג. בהפקה ועיצוב ביתן בגדלים כאלו, חשיבות חברת קריאייטיב ומעצב ביתנים קריטית להצלחה ולבניית מהלך הוליסטי. עלויות הבסיס גדולות והן יכללו גם התייחסות לתכנון תקרה, צרכי תאורה וחשמל וחשוב שמעצב יתכנן את החלל ויתן מענה לצרכים ופונקציות .
חשוב לציין כי בכל שלשת האפשרויות, מעצבי תערוכות מנוסים חייבים להתחשב במיקום הביתן בתערוכה ובמספר הצדדים הפתוחים לקהל, שכן אלה משפיעים משמעותית על אסטרטגיית העיצוב ותכנון חלל הביתן בתערוכה ועל התקציב שהוא נגזרת של כל ההתייחסות הזו.
משאבים פנים ארגוניים מול מיקור חוץ
רוב החברות אינן מחזיקות צוות פנימי המתמחה בעיצוב ביתנים ותערוכות. זאת מכיוון שמדובר במיומנות ספציפית שנדרשת רק לעתים רחוקות יחסית. לכן, רוב החברות פונות לשירותי מיקור חוץ עבור תכנון ועיצוב ביתנים.
עבור ביתנים קטנים וסטנדרטיים, לעתים מארגני התערוכה מציעים פתרונות מובנים הכוללים מיתוג בסיסי. במקרים אלו, מנהלי השיווק והרכש יכולים לטפל בהפקה באופן עצמאי. עם זאת, חשוב לקחת בחשבון שזה עלול לגזול זמן יקר ממשימות אחרות ולא תמיד הקשר לספר מותג ורוח החברה נשמר.
אז מתי כדאי לפנות לשירותי עיצוב ביתן מקצועיים?
ההחלטה אם להשתמש בשירותי עיצוב ביתן מקצועיים תלויה במספר גורמים:
- גודל הביתן: ככל שהביתן גדול יותר, כך גדל הצורך בתכנון מקצועי של החלל.
- מורכבות הפונקציות והתצוגה: אם אתם מציגים מוצרים גדולים או מורכבים, או מתכננים אינטראקציות מיוחדות עם המבקרים, כדאי להיעזר במעצב ביתנים מקצועי.
- חשיבות התערוכה: ככל שהתערוכה משמעותית יותר עבור העסק שלכם והקהל העסקי שלכם, כך כדאי להשקיע יותר בעיצוב מקצועי נכון ומרשים שיהיה מדוייק למטרות שלכם.
- ניסיון קודם: אם זו הפעם הראשונה שאתם משתתפים בתערוכה, או אם אתם מעוניינים בקונספט חדש ומפתיע, שירותי עיצוב מקצועיים וליווי הפקתי יכולים להיות קריטיים להצלחה.
שירותי עיצוב ביתן
כאשר מדובר עיצוב ביתנים ותערוכות, ישנם מספר רמות של שירות:
- עיצוב עד שלב ההדמיות: מעצבים אלה יוצרים קונספט ויזואלי והדמיות של הביתן. זהו שלב ראשוני, ויתכנו פערים בין ההדמיה לביצוע בפועל.
- עיצוב עד הפקת קבצים לייצור: כאן המעצב מספק את כל הקבצים הדרושים לייצור הביתן, אך הלקוח אחראי לעבוד ישירות מול חברת הבינוי.
- עיצוב כולל פיקוח: שירות זה כולל את כל השלבים מהתכנון ועד הפיקוח על הביצוע, מה שמבטיח התאמה מרבית בין התכנון .
- שירות מקיף מקונספט ועד ביצוע: זהו השירות המקיף ביותר, הכולל את כל השלבים מפיתוח הקונספט האסטרטגי, דרך העיצוב והביצוע, ועד לניהול כל ההיבטים הלוגיסטיים בתערוכה עצמה.
מעצב ביתנים בדרך כלל לא יוכל לתת את השרות המלא מקצה לקצה כולל הפקה של פעילויות משנה, עבודה מול מארגנים וכיו"ב, לעומת זאת, חברות המתמחות בתכנון ועיצוב ביתנים יכולות להציע את כל רמות השירות הללו, ולהתאים את הפתרון לצרכים ולתקציב של כל לקוח.
לוחות זמנים
תכנון ועיצוב ביתן זוהי משימה שדורשת זמן, חשיבה, תהליך עבודה איתכם הלקוחות. מעבר לשלבי התכנון, יש את שלב הייצור עצמו דורש לא מעט זמן במיוחד בתקופות לחוצות בתערוכות באירופה. לא פעם, קורה שחברות בינוי גדולות מילאו את היכולות התפוקה שלהן ואינן רוצות להגיש הצעה למכרז כיוון שהן יודעות שהן לא יעמדו בזה או שזה סתם יצור להם כאוס במפעל.
בצד הלקוח, רוב החברות הגדולות יוצאות למכרזים כשנה טרם התערוכה עבור ביתנים גדולים ומורכבים. אם יש לכם ביתן בגודל בינוני (עד 70 מ"ר) צאו לשלב בחירת ספקי עיצוב והפקה כ8 חודשים לפני התערוכה לפחות. ביתנים קטנים המקבלים פתרונות מהמארגנים יכולים לצאת גם 3 חודשים לפני. אבל תמיד תשאירו לכם באפר, זה עולם לא סלחני בכלל למי שמאחר בקבלת החלטות.
סיכום והמלצות
בחירת הגישה הנכונה לעיצוב והפקת ביתן לתערוכה תלויה בגודל החברה, בתקציב, ובמטרות ההשתתפות בתערוכה. עם זאת, עבור חברות גדולות עם שטח ביתן משמעותי, הפנייה לסוכנות קריאייטיב והפקה מקצועית היא לרוב הבחירה הנכונה.
סוכנות מקצועית תוכל לספק:
- תכנון אסטרטגי מקיף של הנוכחות בתערוכה ובניית מהלך הוליסטי
- עיצוב ביתן מרשים ואפקטיבי, מיתוג הפעילות
- ניהול כל ההיבטים הלוגיסטיים, כולל ניהול מלונאות ,אירוח ואירועים מחוץ לשטח התערוכה
- אינטגרציה של אלמנטים אינטראקטיביים ואקטיבציות מותג
- מקסום ההחזר על ההשקעה בהשתתפות בתערוכה
בסופו של דבר, ההשקעה בשירותי עיצוב והפקה מקצועיים עשויה להשתלם מאוד, במיוחד עבור חברות בינוניות-גדולות המשתתפות בתערוכות בינלאומיות משמעותיות. עיצוב ביתן מרשים ואסטרטגיה מדויקת יכולים להבדיל בין נוכחות שגרתית לבין הצלחה מסחררת בתערוכה.
אם אתם מתכננים להשתתף בתערוכה קרובה, אתם מוזמנים לפנות אלינו. אוניקס הפקות, מתמחה בעיצוב והפקת ביתנים תוך יצירת חווית מותג ייחודית, עם יכולות קראייטיביות ויכולת ביצוע בפועל. אנו נותנים שרות מקצה לקצה שמעבר לעיצוב ותכנון הביתן, ניהול מול המארגנים והפקה בפועל, אנו מתמחים בניהול ארט, ניהול קראייטיב והעיצוב הגרפי ע"פ הספר מותג ואף יודעים לייצר שפה עיצובית ייעודית לפרוייקט במידת הצורך. אוניקס הפקות מספקת לכם one stop solution ברמה הגבוהה ביותר.
מקווים שעשינו לכם קצת סדר, אם יש שאלות, מוזמנים להתקשר או להשאיר הודעה במייל ונשמח לתאם שיחה. עד אז, עקבו אחרינו ברשתות ונתראה בקרוב!